Tietosuoja

Henkilötietojen käsittely Autorekryssä

Rekisterinpitäjä: Autorekry Oy
Y-tunnus: 3136759-3
Tietosuoja-asioita hoitavan henkilön yhteystiedot:
Sähköposti: [email protected]
Autorekry Oy / Tietosuoja
Finnoonniitynkuja 7, 02270 Espoo

Me Autorekry Oy:ssä olemme sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta sekä muuta yksityisyydensuojaa koskevaa lainsäädäntöä ja käsittelemään henkilötietojasi hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti.

Tämä tietosuojakäytäntö auttaa sinua ymmärtämään, mitä henkilötietoja Autorekry sinusta kerää ja miksi ja miten käytämme meillä olevia henkilötietoja. Lisäksi saat tietoa oikeuksistasi rekisteröitynä ja siitä kuinka voit käyttää niitä.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME

Saamme käsittelemämme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi, keräämällä tietoja siitä mitä täytät järjestelmäämme tai käytät Autorekryn palveluita. Hankimme henkilötietoja myös ulkopuolisista lähteistä, kuten yhteistyökumppaneilta tai palveluntarjoajilta.

Keräämme henkilötietojasi silloin, kun tulet kirjaudut hakijaksi, luot CV:n generaattorillamme, käytät palveluitamme, osallistut järjestämiimme tapahtumiin tai asioit muutoin kanssamme jättämällä yhteydenottopyynnön, tilaamalla uutiskirjeen tai rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi.

Lähetät työhakemuksen palvelun tai muun kanavan kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä.

Käytät palvelua yhteydenpitoon henkilöstömme kanssa ja lisäävät henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä.

Annat itsestäsi tunnistettavia tietoja chat-palvelussa (verkkosivustolla, joka käyttää palvelua), ja nämä tiedot ovat olennaisia hakuprosessin kannalta.
Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookista ja LinkedInistä sekä muista julkisista lähteistä. Tätä kutsutaan potentiaalisia työnhakijoita koskevaksi tiedonhauksi, ja sitä voivat tehdä työntekijämme manuaalisesti tai palvelumme automaattisesti.

Joissakin tapauksissa nykyiset työntekijämme voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista. Nämä työntekijät lisäävät palveluun tällaisten potentiaalisten hakijoiden henkilötietoja. Tällaisissa tapauksissa potentiaalista työnhakijaa pidetään tämän yksityisyydensuojakäytännön puitteissa käyttäjänä, ja hänelle ilmoitetaan tietojen käsittelystä.

Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot

Palvelun kautta kerättäviä henkilötietoja voidaan käyttää henkilöiden tunnistamiseen nimistä, sähköpostiosoitteista, kuvista ja videoista, Facebook- ja LinkedIn-tilien tiedoista, rekrytointiprosessissa esitettyjen kysymysten vastauksista, titteleistä, koulutuksesta ja muista tiedoista, jotka käyttäjät tai muut tahot ovat antaneet palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta olennaiset tiedot kerätään ja käsitellään.

Itse antamasi tai käyttäytymisestäsi keräämämme henkilötiedot perustiedot kuten:

– nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

ja tarvittaessa yksilöintiin tarvittava

– henkilötunnus tai syntymäaika
– Työ- ja koulutushistoria
– erikoisosaaminen, kuten esimerkiksi tietotekniset taidot
– sukupuoli
– äidinkieli ja muu kielitaito
– markkinointiluvat ja -kiellot
– Meidän kauttamme tehdyt palkanmaksut ja työssäkäynti tiedot
– maksamisesta kertyvät maksu- ja laskutustiedot
– rekisteröitymiseen liittyvät tiedot kuten käyttäjätunnus ja salasana
– tutkimuksiin ja kyselyihin antamasi vastaukset
– asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot
– Verkkotunnisteet, kuten IP-osoitteesi ja evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla kerättävät tiedot.

Evästeiden käyttö

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka sivusto, sovellus tai klikattu mainos asettaa käyttäjän päätelaitteelle. Eväste sisältää selainkohtaisen tunnisteen, jonka avulla verkkosivumme ja palvelumme kykenevät tunnistamaan selaimen ja muistamaan aiemmat käyntisi. Ainoastaan evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä.

Evästeiden avulla keräämme tietoja siitä, miten palvelujamme käytät, esim. miltä sivulta siirryt palveluun, mitä verkkosivujamme olet selannut ja milloin, mitä selainta käytät, mikä on näyttösi tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja IP-osoitteesi.

Käytämme evästeitä verkkosivujen toiminnallisuuden mahdollistamiseksi ja valintojesi muistamiseksi. Evästeet helpottavat navigointia sivuillamme ja parantavat käyttökokemusta. Evästeitä hyödynnetään myös verkkosivun käytön analysoimisessa ja sivuston kehittämisessä. Käytämme evästeitä myös markkinoinnin kohdentamiseen sekä omissa että yhteistyökumppaneidemme mainosverkostoissa. Tämä tarkoittaa, että voit nähdä myös muualla verkossa mainoksia tuotteistamme, kun olet vieraillut verkkosivuillamme.

Mikäli et anna suostumustasi evästeiden käyttämiseen, sinun on mahdollista tyhjentää evästeet tai estää evästeiden käyttö selaimesi asetuksista. Huomioithan, että evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa verkkosivuston tai sovelluksen toimivuuteen esim. hidastamalla käyttöä tai estämällä sen kokonaan.

Evästeiden tallentamisen estäminen ei poista mainosten esittämistä, vaan johtaa siihen, että mainontaa ei ole mukautettu aiemmin kerätyn tiedon perusteella. Lue lisää selainkäyttöön perustuvasta verkkomainonnasta ja käy halutessasi muokkaamassa mainonnan kohdentamiseen vaikuttavia evästeasetuksia http://www.youronlinechoices.eu/fi/

Muualta saatavat tiedot

Hankimme tietoja yksityisistä rekisteripalveluista, muilta palveluntarjoajilta ja viranomaisten rekistereistä, kuten Väestötietojärjestelmä, Bisnode ja Suomen asiakastieto. Mikäli sopimuksen tekeminen kanssasi edellyttää ulkopuolista luottotietojen tarkistamista, tarkastamme luottotietosi ennen sopimuksen solmimista.

MIHIN TIETOJASI TARVITAAN

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus on hallinnoida rekrytointia. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena oleva oikeutettu etumme yksinkertaistaa ja helpottaa rekrytointia.

Henkilötiedot, joita käsitellään kokonaisanalyysia tai markkinatutkimusta varten, muunnetaan aina tunnistamattomiksi. Tällaisia henkilötietoja ei voida käyttää tietyn käyttäjän tunnistamiseen. Tällaisia tietoja ei näin ollen pidetä henkilötietoina.

Markkinointi ja viestintä

Käsittelemme henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ja markkinointikohderyhmien muodostamiseen. Käytämme tietoja omien tuotteiden ja palveluiden myymiseen, suoramarkkinointiin ja asiakastyytyväisyyskyselyihin. Henkilötietojen avulla voimme personoida ja kohdentaa sinulle tarjontaa, jonka uskomme kiinnostavan sinua.

Käytämme henkilötietojasi myös asiakasviestintään. Voimme lähettää sinulle tuotteitamme ja palveluitamme koskevia tiedotteita ja ilmoituksia.

Henkilötietojesi käsittely perustuu joko nimenomaiseen suostumukseesi tai mikäli olet jo Autorekryn asiakas, Autorekryn oikeutettuun etuun asiakassuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi. Silloin kun markkinointi tapahtuu suostumukseesi perustuen, voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen. Sähköisen suoramarkkinoinnin ollessa kyseessä, voit peruuttaa suostumuksesi saamasi viestin lopussa olevasta Peruuta tilaus -linkistä.

Ostamme verkosta mainostilaa mainoksille, joita voidaan näyttää ulkopuolisissa mainosverkostoissa. Mainontaa ostetaan sekä kolmansien osapuolten valmiiksi määrittämien kohderyhmien avulla, että Autorekryn itse määrittämien kohderyhmien avulla. Mainoksia voidaan kohdentaa myös evästeiden avulla Autorekryn verkkosivujen käyttöön perustuen. Myös näin tapahtuva markkinointi perustuu Autorekryn yllä mainittuun oikeutettuun etuun.

Palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen

Käytämme henkilötietojasi oikeutettuun etuun ja asiakassuhteeseen perustuen tuotteiden, palveluiden, asiakaspalvelun sekä myynnin ja markkinoinnin kehittämiseen ja prosessien hallintaan.

Käsittelemme henkilötietojasi esimerkiksi käsitelläksemme saamiamme asiakaspalautteita ja reklamaatioita. Myös asiakastyytyväisyystutkimuksista saamaamme palautetta käytetään apuna palveluiden ja liiketoiminnan kehittämisessä.

Henkilötietojen säilytys ja siirrot

Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU:n/ETA:n alueella tai sellaisessa kolmannessa maassa, jossa on Euroopan Komission mukaan riittävä tietosuojataso, tai niitä käsittelevät sellaiset alihankkijat, jotka ovat solmineet sellaiset sitovat sopimukset, jotka edellyttävät kolmansiin maihin tehtävien tiedonsiirtojen oikeusperusteen täydellistä noudattamista (Privacy Shield -järjestely), tai muut alihankkijat, joilla on käytössään riittävät turvatoimet niiden rekisteröityjen oikeuksien suojaamiseksi, joiden tietoja siirretään. Jos haluat lisätietoa riittävistä turvatoimista, ota meihin yhteyttä alussa esitettyjen yhteystietojen kanssa.

Miten pitkään henkilötietoja käsitellään

Jos käyttäjät eivät vastusta kirjallisesti henkilötietojensa käsittelyä, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen yllä olevien tarkoitusten täyttämiseksi. Työnhakija (käyttäjä) voi olla meille kiinnostava myös tulevien rekrytointien kannalta, ja siksi saatamme säilyttää käyttäjien henkilötietoja, kunnes ne eivät enää ole tärkeitä mahdollisten tulevien rekrytointien kannalta. Jos käyttäjät eivät halua henkilötietojaan käsiteltävän tässä tarkoituksessa (tulevissa rekrytoinneissa), ota meihin yhteyttä alussa esitettyjen yhteystietojen kanssa.

KÄYTTÄJIEN OIKEUDET

Käyttäjillä on oikeus pyytää tietoa käsittelemistämme henkilötiedoista lähettämällä kirjallisen pyynnön rekisterin ylläpitäjään. Käyttäjillä on oikeus saada yksi (1) jäljennös heille kuuluvista henkilötiedoista maksutta. Seuraavista jäljennöksistä rekisterinpitäjällä on oikeus veloittaa kohtuullinen korvaus pyynnön aiheuttamien hallinnollisten kulujen pohjalta.

Käyttäjillä on oikeus virheellisten henkilötietojen oikaisuun tarvittaessa pyytämällä sitä kirjallisesti esitettyjen yhteystietojen kautta.

Käyttäjillä on oikeus vaatia tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella tietyissä olosuhteissa.

Käyttäjillä on oikeus perua kaikki suostumukset, jotka on annettu rekisterinpitäjälle tietojen käsittelemiseksi. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.

Käyttäjillä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti toisten oikeuksiin tai vapauksiin.

Käyttäjillä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojensa käsittelystä, mikäli käyttäjät ovat sitä mieltä, että henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista.

Turvallisuus

Yksityisyydensuoja on meille ensisijaisen tärkeä asia, ja teemme siksi ahkerasti töitä sen eteen, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään äärimmäisen huolellisesti. Ryhdymme kaikkiin toimenpiteisiin, joita meiltä voidaan kohtuudella odottaa, varmistaaksemme, että käyttäjien ja muiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän yksityisyydensuojakäytännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tiedon siirtämiseen internetissä ja mobiiliverkossa liittyy kuitenkin aina jonkinasteinen riski, joten kaikki siirrot tehdään tietoja siirtävän henkilön omalla vastuulla. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuun siitä, että heidän tietonsa ovat turvassa. On käyttäjien omalla vastuulla varmistaa, että heidän kirjautumistietonsa pysyvät salaisina.

Henkilötietojen siirto kolmannelle osapuolelle

Emme myy tai muullakaan tavoin siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Saatamme siirtää käyttäjien henkilötietoja

– toimittajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat käsittelijöinä ja alihankkijana toimivina käsittelijöinä ohjeidemme mukaisesti palvelun tarjoamiseksi
– viranomaisille tai oikeudellisille neuvonantajille tilanteissa, joissa epäillään rikosta tai epäasiallista käytöstä
– viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää.

Siirrämme käyttäjien henkilötietoja ainoastaan sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valikoimme yhteistyökumppanimme tarkkaan varmistaaksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavasti luokiteltavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: IT Group Finland Oy (Developit) palvelun tarjoajana, Laura Rekrytointi Oy palvelun tarjoajana, Talentwise OY palvelun tarjoajana, AarniNet Oy palvelun tarjoajana, palvelin- ja verkkohotelliyritykset, sähköpostiyritykset, videonhallintayritykset, tiedonhakuyritykset, analyysipalveluyritykset ja muut yritykset, joiden toiminta liittyy palvelun tarjoamiseen.

Yhdistelmätiedot (ei-tunnistettavat henkilötiedot)

Voimme jakaa yhdistelmätietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa yhdistelmätiedot on koottu tiedoista, jotka on kerätty palvelun kautta ja voivat koostua esimerkiksi verkkoliikennettä tai palvelun käyttäjien maantieteellistä sijaintia koskevista tilastoista. Yhdistelmätiedot eivät sisällä mitään tietoja, jotka voidaan yhdistää yksittäisiin henkilöihin, eivätkä ne siksi ole henkilötietoja.

MUUTOKSET

Meillä on oikeus tehdä milloin tahansa muutoksia tai lisäyksiä yksityisyydensuojakäytäntöömme. Yksityisyydensuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelusta. Uudesta versiosta katsotaan kerrotun käyttäjille, kun käyttäjät ovat joko saaneet sähköpostiviestin, jossa kerrotaan uudesta versiosta (tällöin käytetään sähköpostiosoitteita, jotka käyttäjät ovat antaneet palvelun käytön yhteydessä), tai kun käyttäjille muulla tavoin ilmoitetaan uudesta yksityisyydensuojakäytännöstä.